Es wird immer klarer: Was in der Finanzabteilung begann wird bald in der Rechtsabteilung enden. Das halbe Jahrhundert dazwischen haben wir alle Formen der Gestaltung von Informationstechnologie erlebt. Manche werden sich schneller, manche weniger schnell anpassen. Aber die wirtschaftlichen Gesetzmäßigkeiten der Economies of Scale und der Spezialisierung werden es unaufhaltsam treiben: Die SaaS-Adaption!
Vielleicht sind wir heute an dem Punkt, den wir Mitte der 80er Jahre bzgl. des papierlosen Büros hatten. Fakt ist: Nach über 30 Jahren Vision ist es heute tatsächlich weitgehend möglich, moderne Abläufe weitgehend ohne Papier abzubilden. Physische Grenzen hebt bspw. ePost auf. Wir stehen heute an dem Punkt, an dem es visionär aber realistisch erscheint, auch ein IT-gestütztes Unternehmen ohne eigene IT zu führen: Kaum ein Dienst, den man nicht schon online beziehen könnte.
Ob es um die Nutzung eines einfache Zeichungsprogramms (z.B. draw.io), einer ganzen Office-Suite (z.B. Office365) , Customer Support-Desks (z.B. zendesk), Marketing-Analytics, Accounting, Budgetierung, IT-Helpdesk, …. name it!, geht. Es gibt einen Dienst, der sich auf die Lieferung dieses Prozesses spezialisiert hat. Dem sukzessiven out-Tasking bzw. Out-Sourcing steht also nur noch das Finden der richtigen Dienste und ggf. Sicherheitsbedenken im Wege.
Um die richtige Entscheidung bei der Wahl eines Dienstes zu treffen, sollte jedoch nicht nur die fachliche Eignung im Fokus stehen. Jeder Dienst sollte darüber hinaus bezüglich der folgenden Aspekte geprüft werden:
- INFORMATIONSSICHERHEIT
Hier spielt die Übertragung der Daten über Landesgrenzen genauso eine Rolle wie die Verschlüsselung, die Backup- bzw. Wiederherstellungs-Möglichkeiten für im Dienst gesicherte Daten aber auch die Sicherung der Kommunikation der Dienstmodule untereinander, bspw. App zu Service. - DATENANBINDUNG
Nur sehr wenige Dienste sind heute noch sinnvoll in Isolation zu nutzen. Was nützt einem der schönste Dienst zur Unterstützung von Telefonaktionen, wenn er keine adäquate Schnittstelle zum Import von Kundendaten bereitstellt? Datenimport und -export sowie die Mächtigkeit des API zur Anbindung sind elementar für die Qualität eines Dienstes. - SERVICE PERFORMANCE
Ebenfalls sehr wichtig für einen schnelle und reibungsfreie Einführung ist eine gute Nutzbarkeit. Tagelange Schulungen sind nicht mehr probat: Eine gute Usability sollte gegeben sein. Zudem sollte eine Unterstützung, sei es durch eine Knowledgebase, User-Foren oder interaktiven Support zur Verfügung stehen. Die garantierten Service-Zeiten (nur US office hours? auch an Feiertagen?) und Reaktionszeiten auf Anfragen oder Pannen (SLA) sind ebenfalls sehr wichtig. - ANBIETER-EIGNUNG
Die Entscheidung für einen SaaS ist allgemeinhin keine Eintagsfliege. Sind die Daten drin, sind die Mitarbeiter an das System gewöhnt, ist der Austausch eher unangenehm. Um so bedeutender sind die AGBs (Terms & Conditions), die finanzielle Position des Anbieters. Ebenfalls sollte ein wichtiger Aspekt in der Visionskraft des Anbietrs leigen. Hat er eine klare Vision, wie sich sein Angebot in den kommenden jahren auf Basis der technolgie verändern wird? Wird er in der Lage sein, das Angebot in diese Richtung zu entwickeln?
Während sich die fachliche Eignung durch Fachleute schnell beurteilten lässt, sind diese vier zentralen Aspekte nicht immer so einfach aus den Marketing-lastingen One-pagern herauszubekommen. Um den Prozess zu erleichtern, hat ASCAMSO ein SaaS-Rating eingeführt, welches diese Aspekte untersucht und in einer einfachen Größe zusammenfasst.
Zudem unterstützt ASCAMSO das Sourcing mit einem Verzeichnis verfügbarer Dienste, die wir für den Geschäftskontext wertschöpfend erachten. Weitere Informationen zum Rating finden sich hier.